|
|
 |
 |
|
Document Management Oplossingen
TEC Documents biedt u oplossingen in de vorm van het Document Management
Systeem van Easy Software AG en Capture software oplossingen van IRIS en Captiva.
Door de module vorm van EASY en IRIS en Captiva kan er zowel een deeloplossing als een totaal oplossing geleverd worden.
De volgende oplossingen (modules) zijn te onderscheiden:
- Scanning (via scanners, multifunctionals, directory uitlezen..)
- Capturing van data (factuur herkenning, formulier herkenning, post sortering)
- Digitaal archiveren (revision proof- versie controle, gecertificeerd, secure)
- Workflow (flexibel, op maat te maken alswel voorgedefinieerde flows beschikbaar)
- E-mail archivering (Exchange server blijft kaal, nooit meer e-mail kwijt)
- ERP integratie (MS Dynamics-Navision, Axapta, Baan, Peoplesoft..)
- Opslag (op opticals - worm discs)
Met de DMS software van Easy Software en de aanvullende capture en distributie mogelijkheden van IRIS Software en Captiva Software is uw
documentenstroom niet alleen overzichtelijk en beheersbaar maar kunt u ook
alle documenten in 5 seconden binnen handbereik hebben en beschikken over de herkende informatie in de interface van uw ERP systeem.
Documenten kunnen in verschillende afdelingen van uw bedrijf worden
toegevoegd aan een of meerdere centrale, digitale archieven. Op deze wijze kunt
u overal in uw organisatie alle documenten ontsluiten uit uw archief.
Er kan op verschillende plekken gewerkt worden met hetzelfde
document en via de (optionele) Easy webclient ook via Intra en Internet.
TEC Documents levert zowel deel als complete oplossingen.
De kwaliteitssoftware van Easy Software is opgedeeld in modules voor Digitaal Archiveren,
Workflow, Capturing van data en zogenaamde EASY + modules. + modules zijn speciale EASY pakketten voor
directe integratie met bekende software als bijv. MS Dynamics voorheen Navision, Exchange Server en Peoplesoft.
Er bestaan ook diverse combinatie pakketten van EASY.
Verder kunt U kiezen uit meerdere talen waaronder een Nederlandse versie.
TEC Documents adviseert en implementeert
niet alleen de software, maar zorgt indien gewenst ook voor de benodigde randapparatuur
zoals scanners en opslagmedia. Hiervoor gebruiken wij louter kwaliteitsprodukten
van A-merken als DELL, Kodak, Canon, Fujitsu en Plasmon. TEC Documents zorgt
ervoor dat uw Document Management Systeem snel in gebruik kan worden genomen.
Voordelen van Easy Software, IRIS en Captiva Software
- Papier moeiteloos omgezet naar digitaal.
- In een centraal systeem opslaan, gespreid bewerken en ontsluiten.
- Ontsluiten archiefdocumenten in minder dan 5 seconden.
- Overal op vragen van uw gegevens via webclient.
- Bewerken van documenten in de gehele organisatie.
- Niet meer overtypen van papier in ERP systeem.
- Minder tijd, minder fouten en er raakt niks meer kwijt.
- Beschikbaar voor alle netwerken.
- Gebruiksvriendelijke en intuïtieve software.
- Snelle en eenvoudige implementatie in uw organisatie.
- Kostenbesparing ten opzichte van fysieke archiefruimte.
Workflow van EASY (ELC Documents) Met ELC Documents kunt u routes definieren om bepaalde documenten een (verplichte) weg te laten gaan.
Zo zal een inkoop factuur bijvoorbeeld eerst langs een afdelingshoofd moeten gaan voor beoordeling
en daarna door de controller worden afgetekend. Bedragen onder 200 € mogen bijvoorbeeld weer wel rechtstreeks
worden betaald. Zo voorkomt u dus heen en weer geloop over de afdelingen en is heel snel inzichtelijk waar en hoeveel
documenten in roulatie zijn. U kunt eenvoudig taken aanmaken die uw medewerkers 'moeten' uitvoeren, binnen een bepaalde tijd,
bij afwezigheid schuift de taak door naar een volgende verantwoordelijke. U houdt steeds overzicht van alle taken.
Afhankelijk van de rechten van een medewerker ziet deze alleen zijn eigen taken dan wel die van anderen of allemaal.
Kortom: ELC is geen star pakket maar juist heel flexibel, zelfs tijdens een route is het nog mogelijk aanpassingen te doen. ELC is daarmee breed inzetbaar.
Verder is ELC Documents nog uit te breiden met de module Engine II. Daarmee is het onder meer mogelijk om checksums te doen op
bedragen en is het ook mogelijk om nieuwe routes te ontwerpen of bestaande flows aantepassen met een tekenprogramma
Capture software van EASY, Captiva software en IRIS software Papier is inefficient maar toch blijft het het meest gebruikte
medium om zaken te doen. Bijna alle contracten, correspondentie,
facturen en formulieren komen nog steeds binnen in papieren vorm.
TEC levert drie software paketten om na het inscannen van de documenten
automatisch de juiste veldnamen te herkennen en in te delen zodat ze meteen in EASY
Archive kunnen worden opgeslagen, en de gevonden gegevens in uw ERP pakket.
Facturen automatisch verwerken
Facturen komen meestal nog steeds op papier binnen en dat zal nog hele lange tijd zo blijven voorspellen diverse bronnen. Slechts 3% gebeurt digitaal vanwege ingewikkelde procedures en standaarden en grote kosten.
Beter is het om met IRIS Capture for Invoices of Captiva for Invoices alle nodige gegevens automatisch van de factuur te herkennen en deze gegevens in een export file beschikbaar te stellen voor
verdere verwerking in uw ERP systeem of boekhoud pakket. Ook de images zijn beschikbaar, in een aparte directory en met een unieke naam.
De volgende stap is om deze revision proof te archiveren met EASY Archive. Of eerst in een workflow te brengen voor accordering met EASY ELC (Documents).
TEC heeft recentelijk een koppeling gemaakt naar o.a. MS DYNAMICS (navision) Moest u vroeger eerst alle gegevens over typen van al
die papieren facturen of formulieren, tegenwoordig kunnen IRIS Capture for invoices en Captiva for Invoices de gewenste informatie
met Freeform herkenning en factuur training van elke factuur afgehaald worden en in MS Dynamics en andere ERP en boekhoudpakketten verwerkt worden.
Met EASY Archive heeft u vervolgens een ideale combinatie van revision proof gearchiveerde facturen die vanuit de Client, WEB of ERP interface
snel zijn terug te vinden.
Indien u geen Dynamics/Navision heeft maar een ander ERP/AP pakket (bijv. BAAN/Axapta/Exact/SAP/Peoplesoft..) dan is het natuurlijk ook mogelijk om IRIS
en EASY Archive te gebruiken. IRIS Capture for Invoices herkent de juiste factuur gegevens en maakt een export van de image en gevonden velden in CSV of XML formaat.
Vrijwel alle ERP/AP pakketten kunnen hier tegenwoordig in principe mee overweg.
IRIS Capture for Invoices is ook bedoeld voor MKB bedrijven, al vanaf 3000 facturen per jaar is dat interessant!
Captiva for Invoices voegt daar nog Line item recognition aan toe zodat informatie van eerder gemaakte inkoop opdrachten
op het scherm kan worden vergeleken met door Captiva gevonden regels op de factuur.
Exchange Server E-mail archivering Met EASY xBASE heeft u geen last meer van een overbelaste Exchange Server. Alle email wordt in een EASY Archive opgeslagen,
veilig en revision proof. De Exchange Server zelf blijft daardoor kaal en snel. U hoeft geen limiet meer te stellen voor mailboxes,
alle email is zeer veilig beschermd tegen, per ongeluk, weggooien en terugzoeken naar (een) belangrijke email kan op meer manieren.
Op mailbox niveau kunt regels definieren en op groepsniveau natuurlijk ook. U heeft veel minder onderhoud nodig van uw Exchange Server
en u heeft geen kopzorgen meer over vastlopen, zoekraken en verstopt raken door een steeds groeiende stroom email berichten.
|
|
|
Contact TEC Documents
e-mail: Info@Tec.nl
tel: +31 (0)20 430 00 00
fax: +31 (0)20 430 00 09
|
|
|
+31 (0)20 430 00 00 
