Met de splinternieuwe versie  van IRIS Capture for Invoices V8.5 heeft u nu een verbeterd pakket klaar om automatisch de juiste informatie uit al uw verschillende facturen te vinden en daarna te exporteren naar uw ERP /boekhoudpakket. Daarna of daarvoor kunt u deze facturen in (bijv.) EASY Software digitaal, revision proof, opslaan en altijd snel terug vinden. Of u kunt ook eerst een workflow definieren met (bijv) EASY ELC waarbij de facturen eerst worden goedgekeurd door de betreffende afdeling/manager(s) alvorens deze in IRIS worden opgenomen.

• Niet meer overtypen factuur gegevens
• Validatie op scherm met factuur image
• Integratie met ERP/AP
• Integratie met Archief en Workflow software 
• Meteen facturen digitaal beschikbaar
• Bespaart tijd en verhoogt werkplezier bij boeken
• Er raken geen facturen meer zoek

IRIS Capture V8 is een pakket speciaal bedoeld voor Europese bedrijven die te maken hebben met veel verschillende facturen die nu handmatig worden verwerkt door personeel dat daar veel tijd mee kwijt is. IRIS herkent standaard al veel velden automatisch, het is vooral gebaseerd op freeform technology die overal in een factuur zoekt naar kenmerken. Er hoeven dus geen maskers te worden gemaakt van alle facturen voordat ze herkend worden, dat zou te tijdrovend zijn als u veel leveranciers heeft in uw bestand. Wel is het zo dat IRIS in het begin getraind moet worden voor optimale werking, TEC helpt u daarbij natuurlijk een eind op weg maar het is daarna eenvoudig door u zelf uit te voeren.  De leverancier moet bekend zijn in IRIS, dat gebeurt door van te voren een lijst in te lezen die van uw klantsysteem afkomt. Daarna zal IRIS in de factuur zoeken op de kenmerken van zo'n bekende leverancier, zoals BTW nummer (het belangrijkste kenmerk), naam, adres, tel nummer en de factuur herkennen als zijnde van deze leverancier. Vervolgens zoekt en vindt de software ook de gewenste velden als totaal bedrag/btw bedrag/datum/factuurnummer enz.. en zal deze tonen op een validatiescherm dat door de administrateur wordt gevalideerd. De controle gebeurt dus nu op het scherm en gaat snel omdat de velden al zijn ingevuld en de betreffende factuur links van het scherm wordt getoond ter verificatie. (zie voorbeeld plaatje hieronder)

De IRIS software is te trainen op nog betere herkenning van reeds behandelde leverancier facturen, het is te modelleren naar eigen wens door veldnamen toe te voegen of juist te veranderen. Er kunnen ook zgn. Line Items worden geexporteerd naar een excel formaat om deze te vergelijken met eerdere inkoopopdrachten.

IRISCapture is geschikt voor veel verschillende talen simultaan en houdt gelijk rekening met lokaal geldende boekhoudregels en percentages.

Koppelingen met ERP en/of AP en workflow en archief software:

Koppeling met boekhoudsoftware en/of ERP is veelal mogelijk na een stukje maatwerk. Er is door TEC een koppeling gemaakt voor Navision / MS Dynamics klanten. Natuurlijk werkt IRIS goed met EASY Archive, EASY Navision, en EASY ELC (workflow). En voor de integratie met met de financiële administratie zijn voor de belangrijkste pakketten al koppelingen beschikbaar en komen er regelmatig bij.

(voorbeeld: Navision interface met IRIS en EASY links voor factuur verwerking en archiveren/opzoeken)

Meest gestelde vragen over IRIS capture for Invoices:

1. Is IRISCapture for invoices een product dat uitsluitend bedoeld is voor grote bedrijven?
   Nee. IRISCapture for invoices kan zowel door zeer grote accounts als door kleine en middelgrote bedrijven worden gebruikt.
   De architectuur van IRISCapture is inderdaad ontwikkeld om te beantwoorden aan de hoogste eisen (systeem met meerdere gebruikers, centrale database van het type SQL, grote keuze aan databases waaronder Oracle voor de grote configuraties, herkenningstechnologie met bijzonder hoge prestaties, krachtige optimalisatiehulpprogramma’s).
   IRISCapture for invoices kan echter evengoed op een systeem met één werkstation worden uitgevoerd. Niet alleen de installatie is bijzonder eenvoudig, maar ook de aansluiting op een boekhoudsysteem of ERP. Voor de tariefbepaling wordt het aantal facturen dat per jaar wordt verwerkt, als basis genomen. Een kleine onderneming kan een dergelijk systeem bijgevolg met zeer lage kosten implementeren.
   
   
2. Hoeveel facturen zijn minimum vereist om een geautomatiseerd verwerkingssysteem te installeren?
   IRISCapture for invoices biedt een goed investeringsrendement voor zeer lage jaarlijkse volumes van slechts enkele duizenden facturen. In de wereld van kleine en middelgrote bedrijven, liggen deze volumes standaard tussen 1.000 en 10.000 facturen per jaar. In grote ondernemingen gaat het aantal jaarlijks verwerkte facturen doorgaans van 25.000 tot meer dan 1.000.000 facturen per jaar.
   Voor kleine installaties is een goed investeringsrendement met name mogelijk dankzij de eenvoudige installatie en de gemakkelijke integratie in het ERP- of het boekhoudsysteem van de klant. Dankzij tijdbesparing voor het coderen van facturen en het zoeken naar en raadplegen van het beeld van de factuur, kan een aanzienlijke verhoging van de productiviteit worden bewerkstelligd.
   
   
3. Welke ERP-systemen worden ondersteund door ICP for invoices?
   IRISCapture for invoices exporteert de gegevens die op de factuur zijn herkend naar een standaard XML-indeling die heel gemakkelijk in de meeste boekhoud- en ERP-toepassingen op de markt kan worden geïmporteerd. Het XML-bestand bevat eveneens een verwijzing naar het beeld van de factuur dat in het elektronische archief van IRISCapture for invoices is opgeslagen. I.R.I.S. en haar partners hebben de software zo ontwikkeld dat de integratie in talrijke systemen mogelijk is. Dit geldt zowel voor de grote platformen die op de markt beschikbaar zijn, zoals SAP, Sage Line 100, Microsoft Axapta, Microsoft Navision, enz. als voor gespecialiseerde ERP-toepassingen zoals xxx en yyy.
   
   
4. Kan ICP for invoices worden gekoppeld aan een boekhoudsysteem?
   IRISCapture for invoices kan in compatibele softwareprogramma's worden geïntegreerd. De integratie wordt algemeen uitgevoerd door de leverancier van de boekhoudsoftware met de ontwikkeling van een importfilter en een koppeling naar het elektronische archief van IRISCapture for invoices. Sommige uitgevers, zoals SAGE stellen volledig geïntegreerde oplossingen voor. SAGE biedt in België IRISCapture for Line Bob aan. Dit programma kan door alle wederverkopers van het SAGE-netwerk worden geïnstalleerd.
   
   
5. Hoe kan ik een geavanceerde integratie van IRISCapture for invoices in mijn ERP-systeem uitvoeren?
   Onze adviesteams bestuderen de specifieke behoeften en de eigenschappen van het factuurverwerkingsproces van de klant. Er wordt een bestek opgemaakt voor de implementatie van het geautomatiseerde verwerkingssysteem. Indien nodig, worden extra functies ontwikkeld en wordt een grondige integratie uitgevoerd tussen het gedeelte voor de invoer en herkenning van de facturen en de ERP-software.
   Tijdens de implementatie kan eventueel worden samengewerkt met de ERP-dienstverlener van de klant.
   
   
6. Ik beschik niet over een ERP-systeem, maar ik wil een volledige geautomatiseerde verwerkingsketen voor mijn facturen installeren. Wat zijn mijn mogelijkheden?
   I.R.I.S. installeert voor sommige van haar klanten naast het gedeelte voor het scannen, archiveren en herkennen (IRISCapture for invoices), een compleet workflowsysteem waarmee alle bewerkingen met betrekking tot het beheer van de factuur mogelijk zijn. U hoeft dus niet noodzakelijk over een ERP-platform te beschikken om een compleet informaticasysteem voor het beheer van facturen in de onderneming te implementeren.
   
   
7. Welke methode wordt er gevolgd voor het realiseren van een project voor de geautomatiseerde verwerking van facturen?
   Het gaat hier om een zeer klassieke methode. De analyse van de behoeften wordt uitgevoerd door gespecialiseerde adviseurs. De opwaardering en het budget worden voorgesteld aan de klant. Na de goedkeuring wordt het project toevertrouwd aan een projectleider die de specifieke ontwikkelingsfasen, de installatie, de ontvangsttests, de opleiding en de opvolging van de klant controleert. I.R.I.S. biedt de klant een tweevoudige technische en commerciële interface die de klant gedurende de volledige projectontwikkeling zal volgen.
   
   
8. Hoeveel kost een dergelijk project?
   De kost van een dergelijk project zal afhankelijk zijn van de volgende variabelen: Het aantal facturen dat jaarlijks wordt verwerkt, de mate van begeleiding die aan de adviesverlener wordt gevraagd, de installatie en het opstarten, het belang van specifieke ontwikkelingen die eventueel zullen worden gevraagd. De gerealiseerde projecten bedragen liggen doorgaans binnen een marge van €20.000 tot €100.000.
   
   
9. Wat is de verwachte duur voor het rendement van een systeem voor de geautomatiseerde verwerking van facturen?
   Het rendement voor dit type project is doorgaans zeer snel merkbaar en stemt overeen met een periode van 12 tot 24 maanden. De installatie van IRISCapture for invoices vereist een eerste eenmalige investering voor de aankoop van licenties en scanners, de installatie, het opstarten en eventuele specifieke aanpassingen. Voor de volgende jaren moet alleen een onderhoudssysteem worden voorzien. De eerste investering wordt snel gerecupereerd nadat het systeem is opgestart
   
   
10. Welke evolutie kunnen wij verwachten op het vlak van de wetgeving met betrekking tot de elektronische archivering van facturen?
    Wij mogen zowel op Europees als op Belgisch vlak een evolutie in de wetgeving verwachten met bepalingen die het gebruik van scantechnologieën en elektronische archivering van facturen zullen aanmoedigen. Het elektronisch omgaan met het beeld van de factuur in plaats van met het papieren document zorgt voor aanzienlijke tijdbesparing en productiviteit. Zowel voor ondernemingen als voor de overheid kunnen talrijke voordelen worden verwezenlijkt. In het kader van procedures voor administratieve vereenvoudiging, verwacht I.R.I.S. dat elektronische archivering steeds meer zal worden aangemoedigd door de wetgever.
    
    
11. Welke velden worden automatisch herkend door ICP for invoices?
    Met IRISCapture for invoices kan de leverancier automatisch worden herkend en kunnen de volgende velden automatisch worden gecodeerd: lijst met velden invoegen
    Overige gegevens (zoals leveringsinstructies of opmerkingen) kunnen door de operator worden gescand. Dit is mogelijk dankzij de OCR die de tekst die hij wil herkennen rechtstreeks op het beeld selecteert. Een functie voor het herkennen van tabellen biedt eveneens de mogelijkheid de informatie van het type “Line item” te recupereren.
    
    
12. Wat zijn de verwachte prestaties voor de geautomatiseerde codering van facturen?
    Voor facturen van redelijke kwaliteit, zal 70% van de velden doorgaans volledig correct worden gecodeerd, zodat hierdoor aanzienlijk veel tijd wordt bespaard. De coderingsfouten worden aangegeven door het systeem en kunnen snel worden gecorrigeerd door de operator. Deze prestaties zijn de prestaties die worden verkregen zonder enige optimalisatie. IRISCapture for invoices bevat echter zeer krachtige hulpmiddelen waarmee het automatische herkenningspercentage voor facturen op grote volumes, aanzienlijk kan worden verhoogd. Deze optimalisatie kan naar wens door de klant worden uitgevoerd.
    
    
13. Kunnen specifieke velden worden herkend?
    Bovenop de velden die standaard door IRISCapture for invoices worden herkend, is het tevens mogelijk om talrijke andere velden te bepalen die door het system zullen herkend worden; bijvoorbeeld een nummerplaat van een wagen op de factuur van een garage. De programmering van een nieuwe functie wordt door een specialist van I.R.I.S. uitgevoerd of door een operator die werd opgeleid om het product IRISCapture Studio te kunnen gebruiken. Deze zal dan het geheel of een deel van de toepassing kunnen wijzigen.
    
    
14. Moet er een herkenningskader (template) worden gecreëerd voor elke nieuwe leverancier?
    IRISCapture for invoices herkent de volledige pagina, en dank zij semantische algoritmen, identificeert de velden waarvan de nodige gegevens moeten onttrokken worden. Er is dus geen enkel voorbereidend werk nodig wanneer men een factuur van een nieuwe leverancier ontvangt, of wanneer een leverancier de layout van zijn facturen wijzigt. Deze nieuwe technologie van intelligente herkenning van documenten is dus bijzonder goed aangepast voor de verwerking van een groot aantal facturen afkomstig van een groot aantal verschillende leveranciers.
    
    
15. Is het mogelijk de workflow voor de validatie van facturen te wijzigen?
    De validatieschermen en de verificatieregels kunnen eveneens volledig opnieuw worden ontworpen zoals toegelicht in het vorige punt

            Zie ook:    http:\\www.irisfactuur.be

            Bekijk de video van een IRIS klant (opslaan als/gebruik Apple Quicktime) Griffith video