::: TEC Documents BV ::: Meer DMS informatie

U bevindt zich bij : Oplossingen > Document Management > Meer info

Easy Software AG
Easy Software AG is een beursgenoteerde onderneming uit Duitsland, die software ontwikkelt voor documentbeheersing. In Duitsland is EASY marktleider in het gebied van document management. In Nederland gebruiken honderden zakelijke bedrijven EASY Software, en ook in veel ziekenhuizen en andere zorg instellingen is het in gebruik. EASY Software is heel schaalbaar waardoor het zowel geschikt is voor het midden en klein bedrijf als voor zeer grote bedrijven. De Easy Software produktlijn omvat alle tools om documenten te scannen, op te slaan, te archiveren en te ontsluiten. Verder is het mogelijk om elektronische documenten eenvoudig te bewerken en te versturen naar bijvoorbeeld collega's of klanten. TEC Documents is gelicenseerd dealer van deze excellente software.

Waaruit bestaat DMS?
Het door TEC Documents aangeboden Document Management Systeem is onderverdeeld in EASY Enterprise.i (archiveren) en in EASY ELC (workflow). Er zijn binnen deze twee pakketten weer allerlei combinaties mogelijk zodat in elke situatie een optimale omgeving kan worden gebouwd. Daarbovenop zijn er ook EASY CORE modules voor directe integratie met veel gebruikte software als SAP, Navision, Exchange server en Lotus notes. Hiermee is EASY Software makkelijk schaalbaar en is het mogelijk maatwerk te leveren als oplossing voor uw specifieke wensen.

Easy Archive, uw hele archief in één kast.
Door de wettelijke verplichting om officiële archiefstukken gedurende tien jaar te bewaren, kan de omvang van een archief enorm worden. Door het gebruik van Easy Archive kan er veel efficiënter worden omgegaan met kantoorruimte. Bovendien kunnen documenten veel eenvoudiger en sneller door geautoriseerde gebruikers worden teruggevonden. In combinatie met geavanceerde opslag methoden kan uw archief veilig en betrouwbaar worden bewaard volgens zelfs de strengste eisen die gesteld kunnen worden.

Easy Capture, van schrift naar digitaal.
Met Easy Capture is het mogelijk om allerlei bestaande documenten om te zetten naar elektronische documenten. Zo kunt u onder meer handgeschreven documenten omzetten in electronische documenten met behulp van de schriftherkenningsoptie van Easy Capture. De krachtige software van Easy Capture gaat zelfs zover dat het automatisch documenten kan indexeren om ze vervolgens naar het juiste werkproces te begeleiden. Naast EASY Capture biedt TEC Documents ook nog andere capture software aan voor een nog breder aanbod. Zo kunnen met IRIS en met CAPTIVA ook facturen en formulieren automatisch worden verwerkt middels Freeform herkenning en daarna in EASY Archive en EASY ELC worden gezet, of in uw ERP systeem.

Easy ELC, betrouwbare en snelle bezorging
Met EASY ELC kunt een volwaardige workflow definieren in uw organisatie. De belangrijkste component van ELC is EASY Documents. Daarmee zijn snel routes te creëren die bepaalde documenten dienen af te leggen. Het is een flexibel systeem dat eenvoudig is in gebruik. Het maakt de documenten stroom helder in uw organisatie want u ziet altijd waar welk document is en wie of welke afdeling het in behandeling heeft.

Integrale oplossing
Ieder onderdeel van de Easy produktlijn kan stand-alone gebruikt worden. Het is echter ook mogelijk om verschillende onderdelen te integreren of het totale pakket te implementeren voor al uw behoeften aan document management. TEC Documents helpt u bij het vinden en installeren van de optimale toepassing van dit Document Management Systeem.

Toepassingsmogelijkheden
Uit de ervaringen van organisaties waaraan TEC Documents (onderdelen van) het Document Management Systeem heeft geleverd, is gebleken dat de verschillende onderdelen op allerlei gebieden in te zetten zijn. Niet alleen in kantooromgevingen is Easy software de oplossing maar ook in bijvoorbeeld ziekenhuizen, gemeentes en miniteries.

Bijvoorbeeld bij de P&O afdeling:
Personeelsdossiers vormen een belangrijke informatiebron voor P&O-afdelingen. Veel organisaties maken nog gebruik van fysieke dossiers, opgeslagen in grote ordners. De verwerking en archivering van deze personeelsdocumenten is echter een arbeids-intensief proces en bovendien verre van efficiënt. Het terugvinden en inzien van de papieren documenten kost niet alleen veel tijd, maar brengt tevens het risico met zich mee dat documenten kwijt raken. TEC Documents heeft specifiek voor deze problematiek een oplossing ontwikkeld: het digitale personeelsdossier, dat is gebaseerd op de software van Easy Enterprise. De basis van het digitale personeelsdossier van TEC Documents wordt gevormd door Easy Enterprise en stelt de gebruiker in staat documenten te digitaliseren met behulp van scanning om deze vervolgens te archiveren. Dit alles gebeurt op een zeer gebruikers-vriendelijke manier; vele handelingen vinden automatisch plaats. Personeelsdossiers worden zo vastgelegd in een stabiele en veilige omgeving. Het grote voordeel van het digitale personeelsdossier is de eenvoudige en snelle toegang tot documenten die de P&O-medewerker geboden wordt. Die toegankelijkheid wordt verbeterd door de geavanceerde zoekmogelijkheden die de oplossing van TEC Documents biedt. Zo is het mogelijk een zoekactie uit te voeren over meerdere personeelsdossiers tegelijk. Bovendien is de organisatie verzekerd van actuele dossiers, die - in tegenstelling tot de fysieke archieven - altijd beschikbaar zijn. Het digitale personeelsdossier staat niet los van overige beheersystemen, maar dient bijvoorbeeld gekoppeld te zijn aan bestaande systemen. De integratie van de verschillende systemen is niet eenvoudig. TEC Documents is ervaren in het implementeren en integreren van Easy Enterprise in de bestaande infrastructuur van uw organisatie. Bovendien kunnen onze experts u ondersteunen in het optimaliseren van de documentgerelateerde processen.